Ochrana osobných údajov
Zásady ochrany osobných údajov v súlade so všeobecným nariadením o ochrane údajov, o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov.
Prevádzkovateľ
Shelby Oy, identifikačné číslo spoločnosti 2008279-5
Merikoskenkatu 1, 90500 Oulu
Údaje sú uložené v podnikovom informačnom systéme Shuriken spoločnosti Creaction Finland Oy. Spoločnosť Creaction Finland Oy zodpovedá za realizáciu a správu systému, za ochranu údajov a za zálohovanie údajov. Všetky údaje sú uložené a spracúvané v tom istom informačnom systéme (t. j. v jednej databáze).
Názov informačného systému
Shelby Oy – informačný systém zákazníckych, objednávkových, fakturačných a marketingových údajov.
Zásady spracúvania osobných údajov
Pri spracúvaní osobných údajov dodržiavame tieto zásady:
Osobné údaje musia byť
a) spracúvané zákonným spôsobom, spravodlivo a transparentne vo vzťahu k dotknutej osobe („zákonnosť, spravodlivosť a transparentnosť“);
b) získavané na konkrétne určené, výslovne uvedené a legitímne účely a nesmú sa ďalej spracúvať spôsobom, ktorý nie je zlučiteľný s týmito účelmi; ďalšie spracúvanie na účely archivácie vo verejnom záujme, na účely vedeckého alebo historického výskumu či štatistické účely sa v súlade s článkom 89 ods. 1 nepovažuje za nezlučiteľné s pôvodnými účelmi („obmedzenie účelu“);
c) primerané, relevantné a obmedzené na rozsah, ktorý je nevyhnutný vzhľadom na účely, na ktoré sa spracúvajú („minimalizácia údajov“);
d) správne a podľa potreby aktualizované; musia sa prijať všetky potrebné opatrenia, aby sa zabezpečilo, že sa osobné údaje, ktoré sú nesprávne z hľadiska účelov, na ktoré sa spracúvajú, bezodkladne vymažú alebo opravia („správnosť“);
e) uchovávané vo forme, ktorá umožňuje identifikáciu dotknutých osôb najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú; osobné údaje sa môžu uchovávať dlhšie, pokiaľ sa budú spracúvať výlučne na účely archivácie vo verejnom záujme, na účely vedeckého alebo historického výskumu či na štatistické účely v súlade s článkom 89 ods. 1 za predpokladu prijatia primeraných technických a organizačných opatrení vyžadovaných týmto nariadením na ochranu práv a slobôd dotknutých osôb („minimalizácia uchovávania“);
f) spracúvané spôsobom, ktorý zaručuje primeranú bezpečnosť osobných údajov, vrátane ochrany pred neoprávneným alebo nezákonným spracúvaním a náhodnou stratou, zničením alebo poškodením, a to prostredníctvom primeraných technických alebo organizačných opatrení („integrita a dôvernosť“).
Údaje sa spracúvajú predovšetkým v rámci EHP. Údaje môžu byť prenesené mimo EHP, keď sa objednávka doručuje mimo EHP (údaje o doručení sa poskytujú prepravnej spoločnosti) alebo keď poskytovateľ webovej analytiky (napr. Google, Meta) spracúva údaje mimo EHP. Takéto prenosy sa opierajú o primerané záruky, ako je rámec EÚ – USA pre ochranu osobných údajov alebo štandardné zmluvné doložky EÚ. Údaje sa uchovávajú dovtedy, kým zákazník nepožiada o ich vymazanie. Údaje sa uchovávajú napríklad na účely webovej analytiky (štatistické dôvody) a na uľahčenie zadávania nových objednávok (záujem zákazníka).
Účel uchovávania údajov
Zákaznícke údaje sa uchovávajú na tieto účely: komunikácia so zákazníkmi, udržiavanie a rozvoj zákazníckeho a obchodného vzťahu a vykazovanie a štatistika. Spoločnosť Shelby Oy využíva tieto a ďalšie údaje získané počas zákazníckeho vzťahu na plánovanie a cielenie vlastnej ponuky produktov a služieb.
Osobné údaje sa využívajú v medziach, ktoré umožňujú a vyžadujú právne predpisy o ochrane osobných údajov (všeobecné nariadenie o ochrane údajov a fínsky zákon o ochrane osobných údajov). Údaje sa neposkytujú tretím stranám inak než spôsobom opísaným v časti Poskytovanie a prenos údajov.
E-mailové adresy osôb, ktoré sa prihlásili na odber newslettera, sa využívajú na jeho zasielanie. Údaje uvedené v kontaktnom formulári sa využívajú na zodpovedanie kontaktnej žiadosti.
Uchovávané údaje
Zákaznícky register sa skladá z viacerých samostatných súborov vytvorených podľa ich hlavného účelu. Údaje v týchto súboroch spolu tvoria tieto súbory údajov uchovávaných o jednotlivých zákazníkoch:
- Kontaktné údaje zákazníka a údaje potrebné na objednanie: meno a priezvisko, ulica, poštové smerovacie číslo, obec, krajina, jazyk, telefónne číslo a e-mailová adresa. Rodné číslo sa uchováva len vtedy, keď to vyžaduje zvolený spôsob platby alebo kupovaný produkt. Pri zákazníkoch, ktorí sú spoločnosťami, združeniami a organizáciami, navyše názov spoločnosti a identifikačné číslo spoločnosti.
- Údaje o zákazníckej skupine, zľavová skupina a ďalšie doplňujúce údaje týkajúce sa konkrétneho zákazníka.
- Fakturačná adresa a ďalšie fakturačné údaje.
- Prípadný súhlas s priamym marketingom.
- Údaje o objednávkach, dodávkach a vrátení tovaru zákazníka.
- Prihlasovacie údaje potrebné na prihlásenie.
- IP adresa alebo iný identifikátor.
- Ďalšie textové údaje súvisiace so zákazníckym vzťahom, napríklad účel kontaktnej žiadosti alebo želanie týkajúce sa termínu dodania.
Osobné údaje sa na žiadosť zákazníka vymažú.
Poskytovanie a prenos údajov
Údaje sa tretím stranám poskytujú len v rozsahu potrebnom na splnenie objednávky alebo vyžadovanom zákonnou povinnosťou. Príjemcami sú napríklad poskytovatelia platobných služieb, spoločnosti poskytujúce úverové informácie, prepravné spoločnosti a orgány verejnej moci. Vzhľadom na usporiadanie spracúvania údajov sa časť údajov môže nachádzať u našich IT subdodávateľov.
Pravidelné zdroje údajov
Kontaktné a zákaznícke údaje sa zhromažďujú na začiatku zákazníckeho vzťahu a počas neho z toho, čo zákazník oznámi prevádzkovateľovi. Zákaznícky vzťah vzniká, keď sa zákazník zaregistruje do služby, zadá objednávku, objedná si priamy marketing alebo uskutoční nákup. Zákaznícky vzťah možno začať aj na žiadosť zákazníka, napríklad na základe telefonického rozhovoru.
O súhlas s elektronickým priamym marketingom (marketing prostredníctvom e-mailu a textových správ) žiadame osobitne, ako to vyžadujú právne predpisy o ochrane osobných údajov. Údaje o úverovej bonite zákazníka v okamihu objednávky sa získavajú zo systému spoločnosti Paytrail Oyj (identifikačné číslo spoločnosti 2122839-7), spoločnosti Aurajoki Nordic Oy (1998514-5) alebo spoločnosti Suomen Asiakastieto Oy (0111027-9).
Webová analytika a reklama
Používame analytické a reklamné nástroje, ktoré spracúvajú osobné údaje o vašej návšteve. V závislosti od vašich volieb týkajúcich sa súborov cookie môžu tieto nástroje získať vašu IP adresu, informácie o prehliadači a zariadení, identifikátory súborov cookie a informácie o zobrazených stránkach. Pri zadaní objednávky im môže byť odovzdaná aj vaša e-mailová adresa, meno, telefónne číslo, PSČ a obec. Kontaktné údaje sa pred odoslaním hashujú, čo skryje ich obsah, ale nerobí ich anonymnými.
Údaje sa používajú na meranie účinnosti nášho marketingu, na priradenie nákupov a na cielenie reklamy. Môžeme používať tieto nástroje a služby:
- Google (Google Ads a rozšírené konverzie): https://business.safety.google/privacy/
- Google Analytics: https://analytics.google.com/analytics/web/
- Meta (Facebook) Pixel a Conversions API: https://www.facebook.com/business/tools/meta-pixel
- Microsoft Advertising (Bing Ads): https://about.ads.microsoft.com/en-us/resources/policies
Títo poskytovatelia môžu údaje spracúvať aj mimo EHP na základe primeraných záruk, ako je rámec EÚ-USA pre ochranu osobných údajov alebo štandardné zmluvné doložky EÚ. Voľby, ktoré toto spracúvanie riadia, môžete zmeniť v nastaveniach súborov cookie na konci tejto stránky.
Právny základ spracúvania osobných údajov
Spracúvanie osobných údajov si vyžaduje právny základ. Osobné údaje spracúvame na základe súhlasu (napr. prihlásenie sa na odber newslettera), zmluvy (napr. zadanie objednávky), zákonnej povinnosti prevádzkovateľa (napr. nadobudnutie a držba produktov podliehajúcich povoleniu), ochrany životne dôležitých záujmov (napr. účasť na kurze, ktorý si vyžaduje údaje o osobnom zdravotnom stave) alebo oprávneného záujmu prevádzkovateľa či tretej strany (napr. webová analytika).
Súbory cookie
Používame súbory cookie, ktoré nám pomáhajú rozvíjať našu webovú stránku pre vás. Účelom súborov cookie je zlepšiť a zrýchliť nákupný zážitok. Súbory cookie možno využiť aj na poskytovanie lepších ponúk a osobnejších odporúčaní produktov. Súbor cookie je malý textový súbor, ktorý webový server uloží na pevný disk používateľa. Niektoré funkcie webovej stránky si môžu vyžadovať prijatie súborov cookie. Webový prehliadač používateľa pravdepodobne prijíma súbory cookie vo východiskovom nastavení, používateľ však môže súbory cookie v nastaveniach prehliadača aj zablokovať alebo ich po použití z prehliadača odstrániť. Ďalšie informácie o nastaveniach jednotlivých prehliadačov sú k dispozícii v pokynoch výrobcu prehliadača.
Zabezpečenie osobných údajov
Prístup do informačného systému osobných údajov si vyžaduje osobitné prístupové práva. Prístup je obmedzený na údaje, ktoré daná osoba potrebuje pri svojej práci, a vyžaduje osobné prihlasovacie údaje. Zákaznícky register a technika, ktorá ho spracúva, sa nachádzajú v uzavretých serverovniach. Technické vybavenie a softvér sa pravidelne a náležite aktualizujú a na možné hrozby sa reaguje okamžite. Pre prípad mimoriadnych udalostí sa údaje pravidelne zálohujú. Systém je proti pripojeniam zvonka chránený firewallom.
Zamestnanci, ktorí spracúvajú údaje zo zákazníckeho registra, sú viazaní mlčanlivosťou. Údaje sa poskytujú len na základe zákonnej oznamovacej povinnosti, napríklad na vlastnú žiadosť zákazníka alebo na žiadosť orgánu verejnej moci vychádzajúcu zo zákona.
Práva dotknutej osoby
Dotknutá osoba má právo:
- na prístup k svojim osobným údajom a na získanie kópie týchto údajov
- požadovať opravu nesprávnych alebo neúplných údajov
- požadovať vymazanie svojich údajov, ak už na spracúvanie neexistuje dôvod
- požadovať obmedzenie spracúvania
- namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme a odmietnuť priamy marketing
- získať ňou poskytnuté údaje v prenosnom formáte, ak sa spracúvanie zakladá na súhlase alebo na zmluve
- kedykoľvek odvolať udelený súhlas
Žiadosti sa adresujú prevádzkovateľovi. Dotknutá osoba má okrem toho právo podať sťažnosť dozornému orgánu; vo Fínsku je ním Úrad ombudsmana pre ochranu osobných údajov (tietosuoja.fi).