Polityka prywatności
Polityka prywatności zgodna z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych, w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.
Administrator danych
Shelby Oy, numer identyfikacyjny firmy 2008279-5
Merikoskenkatu 1, 90500 Oulu
Dane są przechowywane w systemie ERP Shuriken firmy Creaction Finland Oy. Creaction Finland Oy odpowiada za wdrożenie i administrowanie systemem, za ochronę danych oraz za wykonywanie kopii zapasowych. Wszystkie dane są przechowywane i przetwarzane w tym samym zbiorze danych (tj. w jednej bazie danych).
Nazwa zbioru danych
Shelby Oy – zbiór danych klientów, zamówień, danych rozliczeniowych i marketingowych.
Zasady przetwarzania danych osobowych
W zakresie przetwarzania danych osobowych przestrzegamy następujących zasad:
Dane osobowe muszą być
a) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”);
b) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami; dalsze przetwarzanie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych nie jest uznawane w myśl art. 89 ust. 1 za niezgodne z pierwotnymi celami („ograniczenie celu”);
c) adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”);
d) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane („prawidłowość”);
e) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane; dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1, z zastrzeżeniem że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy niniejszego rozporządzenia w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą („ograniczenie przechowywania”);
f) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).
Dane są przetwarzane przede wszystkim na terenie EOG. Dane mogą być przekazywane poza EOG, gdy zamówienie jest dostarczane poza EOG (dane dotyczące dostawy są przekazywane firmie przewozowej) lub gdy dostawca usług analityki internetowej (np. Google, Meta) przetwarza dane poza EOG. Takie przekazywanie odbywa się w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia, takie jak Ramy ochrony danych UE–USA lub standardowe klauzule umowne UE. Dane są przechowywane do czasu, gdy klient zwróci się o ich usunięcie. Dane są przechowywane na przykład na potrzeby analityki internetowej (względy statystyczne) oraz w celu ułatwienia składania nowych zamówień (interes klienta).
Cel przechowywania danych
Dane klientów są przechowywane w następujących celach: komunikacja z klientami, utrzymywanie i rozwijanie relacji z klientem oraz relacji handlowej, a także raportowanie i statystyka. Shelby Oy wykorzystuje te oraz inne dane uzyskane w trakcie relacji z klientem do planowania własnej oferty produktów i usług oraz do jej ukierunkowywania.
Dane osobowe są wykorzystywane w granicach dozwolonych i wymaganych przez przepisy o ochronie danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych oraz fińska ustawa o ochronie danych). Dane nie są udostępniane podmiotom zewnętrznym w sposób inny niż opisany w części Udostępnianie i przekazywanie danych.
Adresy e-mail osób zapisanych na newsletter są wykorzystywane do wysyłki newslettera. Informacje podane w formularzu kontaktowym są wykorzystywane do udzielenia odpowiedzi na zapytanie.
Przechowywane dane
Rejestr klientów składa się z kilku odrębnych zbiorów utworzonych według ich głównego przeznaczenia. Dane zawarte w tych zbiorach tworzą łącznie następujące zestawy danych zapisywanych dla poszczególnych klientów:
- Dane kontaktowe klienta oraz dane niezbędne do złożenia zamówienia: imię i nazwisko, ulica, kod pocztowy, miejscowość, kraj, język, numer telefonu i adres e-mail. Numer ewidencyjny osoby fizycznej jest zapisywany wyłącznie wtedy, gdy wymaga tego wybrana metoda płatności lub kupowany produkt. W przypadku klientów będących firmami, stowarzyszeniami i organizacjami dodatkowo nazwa firmy oraz numer identyfikacyjny firmy.
- Informacje o grupie klientów, grupa rabatowa oraz inne dodatkowe informacje dotyczące danego klienta.
- Adres do faktury oraz inne dane rozliczeniowe.
- Ewentualna zgoda na marketing bezpośredni.
- Informacje o zamówieniach, dostawach i zwrotach klienta.
- Dane uwierzytelniające niezbędne do logowania.
- Adres IP lub inny identyfikator.
- Inne dane tekstowe związane z relacją z klientem, takie jak cel zapytania kontaktowego lub życzenie dotyczące terminu dostawy.
Dane osobowe są usuwane na żądanie klienta.
Udostępnianie i przekazywanie danych
Dane są udostępniane podmiotom zewnętrznym wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zamówienia lub wymaganym przez obowiązek prawny. Odbiorcami są na przykład dostawcy usług płatniczych, biura informacji kredytowej, firmy przewozowe oraz organy publiczne. Ze względu na sposób organizacji przetwarzania danych część danych może znajdować się u naszych podwykonawców informatycznych.
Regularne źródła danych
Dane kontaktowe i dane o kliencie są zbierane na początku relacji z klientem oraz w jej trakcie na podstawie informacji, które klient przekazuje administratorowi danych. Relacja z klientem rozpoczyna się, gdy klient rejestruje się w usłudze, składa zamówienie, zamawia marketing bezpośredni lub dokonuje zakupu. Relacja z klientem może również zostać rozpoczęta na życzenie klienta, na przykład na podstawie rozmowy telefonicznej.
O zgodę na elektroniczny marketing bezpośredni (marketing e-mailowy i SMS-owy) prosimy oddzielnie, zgodnie z wymogami przepisów o ochronie danych. Informacje o zdolności kredytowej klienta w chwili składania zamówienia są uzyskiwane z systemu Paytrail Oyj (numer identyfikacyjny firmy 2122839-7), Aurajoki Nordic Oy (1998514-5) lub Suomen Asiakastieto Oy (0111027-9).
Analityka internetowa i reklama
Korzystamy z narzędzi analitycznych i reklamowych, które przetwarzają dane osobowe dotyczące Twojej wizyty. W zależności od Twoich wyborów dotyczących plików cookie narzędzia te mogą otrzymywać Twój adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, identyfikatory plików cookie oraz informacje o przeglądanych stronach. Przy składaniu zamówienia mogą również otrzymać Twój adres e-mail, imię i nazwisko, numer telefonu, kod pocztowy i miejscowość. Dane kontaktowe są haszowane przed wysłaniem, co ukrywa ich treść, ale nie czyni ich anonimowymi.
Dane służą do mierzenia skuteczności naszego marketingu, przypisywania zakupów i kierowania reklam. Możemy korzystać z następujących narzędzi i usług:
- Google (Google Ads i konwersje rozszerzone): https://business.safety.google/privacy/
- Google Analytics: https://analytics.google.com/analytics/web/
- Meta (Facebook) Pixel i Conversions API: https://www.facebook.com/business/tools/meta-pixel
- Microsoft Advertising (Bing Ads): https://about.ads.microsoft.com/en-us/resources/policies
Dostawcy ci mogą przetwarzać dane również poza EOG na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak Ramy Ochrony Danych UE-USA lub standardowe klauzule umowne UE. Wybory sterujące tym przetwarzaniem możesz zmienić w ustawieniach plików cookie na końcu tej strony.
Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
Przetwarzanie danych osobowych wymaga podstawy prawnej. Przetwarzamy dane osobowe na podstawie zgody (np. zapisanie się na newsletter), umowy (np. złożenie zamówienia), obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (np. nabycie i posiadanie produktów wymagających zezwolenia), ochrony żywotnych interesów (np. udział w kursie wymagającym informacji o stanie zdrowia) lub prawnie uzasadnionego interesu administratora albo strony trzeciej (np. analityka internetowa).
Pliki cookie
Używamy plików cookie, aby móc rozwijać naszą witrynę z myślą o użytkowniku. Celem plików cookie jest ulepszenie i przyspieszenie doświadczenia zakupowego. Pliki cookie mogą być również wykorzystywane do przedstawiania lepszych ofert i bardziej spersonalizowanych rekomendacji produktów. Plik cookie to niewielki plik tekstowy, który serwer internetowy zapisuje na dysku twardym użytkownika. Niektóre funkcje witryny mogą wymagać akceptacji plików cookie. Przeglądarka użytkownika prawdopodobnie akceptuje pliki cookie w ustawieniach domyślnych, ale użytkownik może również zablokować pliki cookie w ustawieniach przeglądarki lub usunąć je z przeglądarki po zakończeniu korzystania z usługi. Więcej informacji o ustawieniach poszczególnych przeglądarek można znaleźć w instrukcjach producenta przeglądarki.
Zabezpieczenie danych osobowych
Dostęp do zbioru danych osobowych wymaga specjalnych uprawnień. Dostęp jest ograniczony do danych potrzebnych danej osobie w jej pracy i wymaga osobistych danych logowania. Rejestr klientów oraz sprzęt, na którym jest przetwarzany, znajdują się w zamkniętych serwerowniach. Sprzęt i oprogramowanie są regularnie i odpowiednio aktualizowane, a na ewentualne zagrożenia reagujemy niezwłocznie. Na wypadek awarii dane są regularnie kopiowane. System jest chroniony przed połączeniami z zewnątrz za pomocą zapory sieciowej.
Personel przetwarzający dane z rejestru klientów jest zobowiązany do zachowania poufności. Dane są ujawniane wyłącznie na podstawie ustawowego obowiązku informacyjnego, na przykład na własne żądanie klienta lub na oparte na przepisach prawa żądanie organu publicznego.
Prawa osoby, której dane dotyczą
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:
- dostępu do dotyczących jej danych osobowych oraz otrzymania kopii tych danych
- żądania sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych
- żądania usunięcia swoich danych, gdy nie ma już podstawy do ich przetwarzania
- żądania ograniczenia przetwarzania
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz zakazania marketingu bezpośredniego
- otrzymania przekazanych przez siebie danych w formacie umożliwiającym ich przeniesienie, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy
- wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie
Żądania kieruje się do administratora danych. Osoba, której dane dotyczą, ma ponadto prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego; w Finlandii jest nim Biuro Rzecznika Ochrony Danych (tietosuoja.fi).