Personvern erklæring
Personvernerklæring i samsvar med personvernforordningen, om vern av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger.
Behandlingsansvarlig
Shelby Oy, organisasjonsnummer 2008279-5
Merikoskenkatu 1, 90500 Oulu
Opplysningene lagres i ERP-systemet Shuriken fra Creaction Finland Oy. Creaction Finland Oy har ansvaret for gjennomføringen og driften av systemet, for personvernet og for sikkerhetskopieringen av opplysningene. Alle opplysninger lagres og behandles i det samme registeret (dvs. i én database).
Registerets navn
Shelby Oy register over kunde-, bestillings-, fakturerings- og markedsføringsopplysninger.
Prinsipper for behandling av personopplysninger
Vi følger disse prinsippene ved behandling av personopplysninger:
Personopplysninger skal
a) behandles på en lovlig, rettferdig og åpen måte med hensyn til den registrerte («lovlighet, rettferdighet og åpenhet»);
b) samles inn for spesifikke, uttrykkelig angitte og berettigede formål og ikke viderebehandles på en måte som er uforenlig med disse formålene; viderebehandling for arkivformål i allmennhetens interesse, for formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller for statistiske formål skal, i samsvar med artikkel 89 nr. 1, ikke anses som uforenlig med de opprinnelige formålene («formålsbegrensning»);
c) være adekvate, relevante og begrenset til det som er nødvendig for formålene de behandles for («dataminimering»);
d) være korrekte og om nødvendig oppdaterte; det må treffes ethvert rimelig tiltak for å sikre at personopplysninger som er uriktige med hensyn til formålene de behandles for, uten opphold slettes eller rettes («riktighet»);
e) lagres slik at det ikke er mulig å identifisere de registrerte i lengre perioder enn det som er nødvendig for formålene som personopplysningene behandles for; personopplysninger kan lagres i lengre perioder dersom de utelukkende vil bli behandlet for arkivformål i allmennhetens interesse, for formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller for statistiske formål i samsvar med artikkel 89 nr. 1, forutsatt at det gjennomføres egnede tekniske og organisatoriske tiltak som kreves i henhold til denne forordning for å sikre den registrertes rettigheter og friheter («lagringsbegrensning»);
f) behandles på en måte som sikrer tilstrekkelig sikkerhet for personopplysningene, herunder vern mot uautorisert eller ulovlig behandling og mot utilsiktet tap, ødeleggelse eller skade, ved bruk av egnede tekniske eller organisatoriske tiltak («integritet og konfidensialitet»).
Opplysningene behandles som hovedregel innenfor EØS. Opplysninger kan overføres ut av EØS når en bestilling leveres utenfor EØS (leveringsopplysningene formidles til transportselskapet), eller når en leverandør av nettanalyse (f.eks. Google, Meta) behandler opplysninger utenfor EØS. Slike overføringer bygger på egnede garantier, som personvernrammeverket mellom EU og USA eller EUs standard personvernbestemmelser. Opplysningene lagres til kunden ber oss slette dem. Opplysningene lagres for eksempel av hensyn til nettanalyse (statistiske grunner) og for å gjøre det enklere å legge inn nye bestillinger (kundens interesse).
Formålet med lagringen av opplysninger
Kundeopplysninger lagres for følgende formål: kommunikasjon med kunder, opprettholdelse og utvikling av kunde- og handelsforholdet samt rapportering og statistikk. Shelby Oy bruker disse og andre opplysninger som er oppstått i løpet av kundeforholdet, til å planlegge og målrette sitt produkt- og tjenestetilbud.
Personopplysninger brukes innenfor de rammene personvernlovgivningen (personvernforordningen og den finske personopplysningsloven) tillater og krever. Opplysninger utleveres ikke til utenforstående på annen måte enn det som er beskrevet i avsnittet Utlevering og overføring av opplysninger.
E-postadressene til dem som har abonnert på nyhetsbrevet, brukes til å sende ut nyhetsbrevet. Opplysningene som oppgis i kontaktskjemaet, brukes til å svare på henvendelsen.
Opplysninger som lagres
Kunderegisteret består av flere separate registre som er satt sammen etter sitt hovedformål. Opplysningene i disse registrene utgjør til sammen følgende kundespesifikke opplysningssett:
- Kundens kontaktopplysninger og opplysningene som er nødvendige for å bestille: for- og etternavn, gateadresse, postnummer, poststed, land, språk, telefonnummer og e-postadresse. Fødselsnummer lagres bare når den valgte betalingsmåten eller det kjøpte produktet krever det. For bedrifts-, forenings- og organisasjonskunder også foretakets navn og organisasjonsnummer.
- Opplysninger om kundegruppe, rabattgruppe og andre kundespesifikke tilleggsopplysninger.
- Fakturaadresse og øvrige faktureringsopplysninger.
- Eventuelt samtykke til direkte markedsføring.
- Opplysninger om kundens bestillinger, leveranser og returer.
- Innloggingsopplysningene som kreves for å logge inn.
- IP-adresse eller annen identifikator.
- Andre opplysninger i tekstform som gjelder kundeforholdet, for eksempel formålet med en henvendelse eller et ønske om leveringstidspunkt.
Personopplysninger slettes på kundens anmodning.
Utlevering og overføring av opplysninger
Opplysninger utleveres til utenforstående bare i den utstrekning gjennomføringen av bestillingen eller en lovpålagt plikt krever det. Mottakere er for eksempel betalingstjenestetilbydere, kredittopplysningsselskaper, transportselskaper og offentlige myndigheter. På grunn av ordningene for behandlingen av opplysningene kan deler av opplysningene befinne seg hos våre IT-underleverandører.
Faste kilder til opplysninger
Kontakt- og kundeopplysninger samles inn når kundeforholdet oppstår og i løpet av det, på grunnlag av det kunden opplyser til den behandlingsansvarlige. Kundeforholdet oppstår når kunden registrerer seg i tjenesten, legger inn en bestilling, bestiller direkte markedsføring eller foretar et kjøp. Et kundeforhold kan også innledes på kundens anmodning, for eksempel på grunnlag av en telefonsamtale.
Samtykke til elektronisk direkte markedsføring (markedsføring via e-post og tekstmelding) innhentes særskilt, slik personvernlovgivningen krever. Opplysninger om kundens kredittverdighet på bestillingstidspunktet innhentes fra systemet til Paytrail Oyj (organisasjonsnummer 2122839-7), Aurajoki Nordic Oy (1998514-5) og/eller Suomen Asiakastieto Oy (0111027-9).
Nettanalyse og annonsering
Vi bruker analyse- og annonseverktøy som behandler personopplysninger om besøket ditt. Avhengig av informasjonskapselvalgene dine kan disse verktøyene motta IP-adressen din, nettleser- og enhetsinformasjon, informasjonskapselidentifikatorer og hvilke sider du ser på. Når du legger inn en bestilling, kan de også motta e-postadressen, navnet, telefonnummeret, postnummeret og poststedet ditt. Kontaktopplysninger hashes før de sendes, noe som skjuler innholdet, men ikke gjør opplysningene anonyme.
Opplysningene brukes til å måle hvordan markedsføringen vår virker, til å attribuere kjøp og til å målrette annonser. Vi kan bruke følgende verktøy og tjenester:
- Google (Google Ads og forbedrede konverteringer): https://business.safety.google/privacy/
- Google Analytics: https://analytics.google.com/analytics/web/
- Meta (Facebook) Pixel og Conversions API: https://www.facebook.com/business/tools/meta-pixel
- Microsoft Advertising (Bing Ads): https://about.ads.microsoft.com/en-us/resources/policies
Leverandørene kan behandle opplysningene også utenfor EØS med egnede garantier, slik som EU-U.S. Data Privacy Framework eller EUs standard personvernbestemmelser. Du kan endre valgene som styrer denne behandlingen, i innstillingene for informasjonskapsler nederst på siden.
Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger
Behandling av personopplysninger krever et rettslig grunnlag. Vi behandler personopplysninger på grunnlag av samtykke (f.eks. abonnement på nyhetsbrevet), avtale (f.eks. å legge inn en bestilling), den behandlingsansvarliges rettslige forpliktelse (f.eks. anskaffelse og besittelse av produkter som krever tillatelse), vern av vitale interesser (f.eks. deltakelse på et kurs som krever opplysninger om personlig helse), eller den behandlingsansvarliges eller en tredjeparts berettigede interesse (f.eks. nettanalyse).
Informasjonskapsler
Vi bruker informasjonskapsler som hjelper oss med å utvikle nettstedet vårt for deg. Formålet med informasjonskapsler er å forbedre og gjøre handleopplevelsen raskere. Informasjonskapsler kan også brukes til å gi bedre tilbud og mer personlige produktanbefalinger. En informasjonskapsel er en liten tekstfil som nettserveren lagrer på brukerens harddisk. Enkelte funksjoner på nettstedet kan kreve at informasjonskapsler godtas. Brukerens nettleser godtar sannsynligvis informasjonskapsler med standardinnstillingene, men brukeren kan også blokkere informasjonskapsler i nettleserinnstillingene eller fjerne dem fra nettleseren etter bruk. Mer informasjon om innstillinger i den enkelte nettleseren finnes i veiledningen fra nettleserprodusenten.
Sikring av personopplysninger
Tilgang til registeret over personopplysninger krever særskilte tilgangsrettigheter. Tilgangen er begrenset til de opplysningene en person trenger i arbeidet sitt, og krever personlig innlogging. Kunderegisteret og utstyret som behandler det, er plassert i lukkede serverrom. Utstyr og programvare oppdateres regelmessig og på forsvarlig måte, og eventuelle trusler håndteres umiddelbart. Med tanke på driftsforstyrrelser sikkerhetskopieres opplysningene regelmessig. Systemet er beskyttet mot utenforstående oppkoblinger med en brannmur.
De ansatte som behandler opplysningene i kunderegisteret, har taushetsplikt. Opplysninger utleveres bare på grunnlag av en lovpålagt opplysningsplikt, for eksempel på kundens egen anmodning eller på anmodning fra en offentlig myndighet med hjemmel i lov.
Den registrertes rettigheter
Den registrerte har rett til å:
- få innsyn i personopplysningene om seg selv og få en kopi av opplysningene
- be om at uriktige eller ufullstendige opplysninger rettes
- be om at opplysningene slettes når det ikke lenger finnes grunnlag for behandlingen
- be om at behandlingen begrenses
- protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse, og reservere seg mot direkte markedsføring
- få opplysningene vedkommende har gitt, i et overførbart format, når behandlingen bygger på samtykke eller avtale
- trekke tilbake samtykket sitt når som helst
Anmodninger rettes til den behandlingsansvarlige. Den registrerte har i tillegg rett til å klage til en tilsynsmyndighet; i Finland er dette Dataombudsmannens kontor (tietosuoja.fi).