Adatvédelmi szabályzat
Az általános adatvédelmi rendeletnek megfelelő adatvédelmi tájékoztató a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról.
Adatkezelő
Shelby Oy, adószám 2008279-5
Merikoskenkatu 1, 90500 Oulu
Az adatokat a Creaction Finland Oy Shuriken vállalatirányítási rendszerében tároljuk. A Creaction Finland Oy felel a rendszer megvalósításáért és üzemeltetéséért, az adatvédelemért, valamint az adatok biztonsági mentéséért. Minden adatot ugyanabban a nyilvántartásban (azaz egyetlen adatbázisban) tárolunk és kezelünk.
A nyilvántartás neve
Shelby Oy ügyfél-, megrendelési, számlázási és marketingadat-nyilvántartása.
A személyes adatok kezelésének elvei
A személyes adatok kezelése során a következő elveket követjük:
A személyes adatok:
a) kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon kell végezni („jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság”);
b) gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történjen, és azokat ne kezeljék ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon; a 89. cikk (1) bekezdésének megfelelően nem minősül az eredeti céllal össze nem egyeztethetőnek a közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból történő további adatkezelés („célhoz kötöttség”);
c) az adatkezelés céljai szempontjából megfelelőek és relevánsak kell, hogy legyenek, és a szükségesre kell korlátozódniuk („adattakarékosság”);
d) pontosnak és szükség esetén naprakésznek kell lenniük; minden észszerű intézkedést meg kell tenni annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul töröljék vagy helyesbítsék („pontosság”);
e) tárolásának olyan formában kell történnie, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé; a személyes adatok ennél hosszabb ideig történő tárolására csak akkor kerülhet sor, amennyiben a személyes adatok kezelésére a 89. cikk (1) bekezdésének megfelelően közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból kerül majd sor, az e rendeletben az érintettek jogainak és szabadságainak védelme érdekében előírt megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására is figyelemmel („korlátozott tárolhatóság”);
f) kezelését oly módon kell végezni, hogy megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve („integritás és bizalmas jelleg”).
Az adatokat elsősorban az EGT területén kezeljük. Az adatok az EGT-n kívülre továbbíthatók, ha a megrendelés kiszállítása az EGT-n kívülre történik (a szállítási adatokat átadjuk a fuvarozó vállalatnak), vagy ha a webanalitikai szolgáltató (például Google, Meta) az EGT-n kívül kezeli az adatokat. Az ilyen adattovábbítások megfelelő garanciákon alapulnak, például az EU–USA adatvédelmi kereten vagy az EU általános szerződési feltételein. Az adatokat addig tároljuk, amíg az ügyfél nem kéri azok törlését. Az adatokat például webanalitikai célból (statisztikai okokból), valamint az új megrendelések leadásának megkönnyítése érdekében (az ügyfél érdekében) tároljuk.
Az adattárolás célja
Az ügyféladatokat a következő célokból tároljuk: az ügyfelekkel való kapcsolattartás, az ügyfél- és kereskedelmi kapcsolat fenntartása és fejlesztése, valamint jelentéskészítés és statisztika. A Shelby Oy ezeket és az ügyfélkapcsolat során keletkezett egyéb adatokat termékei és szolgáltatásai megtervezéséhez és célzásához használja fel.
A személyes adatokat az adatvédelmi jogszabályok (az általános adatvédelmi rendelet és a finn adatvédelmi törvény) által megengedett és megkövetelt keretek között használjuk fel. Az adatokat az Adatok közlése és továbbítása című pontban leírtakon kívül nem adjuk ki külső feleknek.
A hírlevélre feliratkozók e-mail-címét a hírlevél kézbesítésére használjuk. A kapcsolatfelvételi űrlapon megadott adatokat a megkeresés megválaszolására használjuk.
A tárolt adatok
Az ügyfél-nyilvántartás több különálló, a fő felhasználási céljuk szerint kialakított nyilvántartásból áll. Az ezekben szereplő adatok együttesen a következő, ügyfelenkénti adatcsoportokat alkotják:
- Az ügyfél elérhetőségei és a megrendeléshez szükséges adatok: kereszt- és vezetéknév, utcanév és házszám, irányítószám, város, ország, nyelv, telefonszám és e-mail-cím. A személyazonosító jelet csak akkor tároljuk, ha a választott fizetési mód vagy a megvásárolt termék ezt megköveteli. Vállalati, egyesületi és szervezeti ügyfelek esetében ezenfelül a cég neve és adószáma.
- Ügyfélcsoport-adatok, kedvezménycsoport és egyéb ügyfélspecifikus kiegészítő adatok.
- Számlázási cím és egyéb számlázási adatok.
- A közvetlen üzletszerzéshez adott esetleges hozzájárulás.
- Az ügyfél megrendeléseire, szállításaira és visszaküldéseire vonatkozó adatok.
- A bejelentkezéshez szükséges azonosítók.
- IP-cím vagy egyéb azonosító.
- Az ügyfélkapcsolathoz kapcsolódó egyéb szöveges adat, például a kapcsolatfelvételi kérelem célja vagy a szállítási időpontra vonatkozó kívánság.
A személyes adatokat az ügyfél kérésére töröljük.
Adatok közlése és továbbítása
Az adatokat csak a megrendelés teljesítéséhez vagy jogszabályi kötelezettség teljesítéséhez szükséges mértékben adjuk ki külső feleknek. A címzettek közé tartoznak például a fizetési szolgáltatók, a hitelinformációs cégek, a fuvarozó vállalatok és a hatóságok. Az adatkezelési megoldások miatt az adatok egy része informatikai alvállalkozóinknál található.
Rendszeres adatforrások
Az elérhetőségi és ügyféladatokat az ügyfélkapcsolat kezdetén és annak során, az ügyfél által az adatkezelőnek megadott adatokból gyűjtjük. Az ügyfélkapcsolat akkor jön létre, amikor az ügyfél regisztrál a szolgáltatásba, megrendelést ad le, feliratkozik a közvetlen üzletszerzésre, vagy vásárol. Az ügyfélkapcsolat az ügyfél kérésére, például telefonbeszélgetés alapján is létrejöhet.
Az elektronikus közvetlen üzletszerzéshez (e-mailes és SMS-marketing) az adatvédelmi jogszabályoknak megfelelően külön hozzájárulást kérünk. Az ügyfél megrendeléskori hitelképességére vonatkozó adatot a Paytrail Oyj (adószám 2122839-7), az Aurajoki Nordic Oy (1998514-5) és/vagy a Suomen Asiakastieto Oy (0111027-9) rendszeréből szerezzük be.
Webanalitika és hirdetés
Olyan analitikai és hirdetési eszközöket használunk, amelyek az Ön látogatásával kapcsolatos személyes adatokat kezelnek. A sütikre vonatkozó választásaitól függően ezek az eszközök megkaphatják az Ön IP-címét, böngésző- és eszközadatait, sütiazonosítóit, valamint a megtekintett oldalakat. Megrendelés esetén megkaphatják az Ön e-mail-címét, nevét, telefonszámát, irányítószámát és településnevét is. A kapcsolattartási adatokat elküldés előtt hasheljük, ami elrejti a tartalmukat, de nem teszi őket névtelenné.
Az adatokat marketingünk eredményességének mérésére, a vásárlások hozzárendelésére és a hirdetések célzására használjuk. Az alábbi eszközöket és szolgáltatásokat használhatjuk:
- Google (Google Ads és bővített konverziók): https://business.safety.google/privacy/
- Google Analytics: https://analytics.google.com/analytics/web/
- Meta (Facebook) Pixel és Conversions API: https://www.facebook.com/business/tools/meta-pixel
- Microsoft Advertising (Bing Ads): https://about.ads.microsoft.com/en-us/resources/policies
E szolgáltatók az adatokat az EGT-n kívül is kezelhetik megfelelő garanciák alapján, például az EU-USA adatvédelmi keret vagy az EU általános szerződési feltételei alapján. Az e kezelést szabályozó választásokat az oldal végén található süti-beállításokban módosíthatja.
A személyes adatok kezelésének jogalapja
A személyes adatok kezeléséhez jogalap szükséges. A személyes adatokat hozzájárulás (például a hírlevélre való feliratkozás), szerződés (például megrendelés leadása), az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség (például engedélyköteles termékek beszerzése és birtoklása), létfontosságú érdekek védelme (például olyan tanfolyamon való részvétel, amelyhez az egészségi állapotra vonatkozó adatok szükségesek), illetve az adatkezelő vagy harmadik fél jogos érdeke (például webanalitika) alapján kezeljük.
Sütik
Sütiket használunk, hogy weboldalunkat az Ön számára fejleszthessük. A sütik célja a vásárlási élmény javítása és gyorsítása. A sütik jobb ajánlatok és személyre szabottabb termékajánlások nyújtására is használhatók. A süti egy kis méretű szövegfájl, amelyet a webkiszolgáló a felhasználó merevlemezére ment. A weboldal egyes funkciói csak a sütik elfogadásával működnek. A felhasználó webböngészője alapértelmezés szerint valószínűleg elfogadja a sütiket, de a felhasználó a böngésző beállításaiban le is tilthatja a sütiket, vagy a használat után törölheti azokat a böngészőből. A böngészőnkénti beállításokról a böngésző gyártójának útmutatójában található további információ.
A személyes adatok védelme
A személyesadat-nyilvántartáshoz való hozzáférés külön hozzáférési jogosultságot igényel. A hozzáférés azokra az adatokra korlátozódik, amelyekre az adott személynek a munkájához szüksége van, és személyes belépési azonosítót igényel. Az ügyfél-nyilvántartás és az azt kezelő eszközök zárt szervertermekben találhatók. Az eszközöket és a szoftvereket rendszeresen és megfelelően frissítjük, az esetleges fenyegetésekre pedig azonnal reagálunk. A zavarokra való felkészülés érdekében az adatokról rendszeresen biztonsági mentés készül. A rendszert tűzfal védi a kívülről érkező kapcsolatokkal szemben.
Az ügyfél-nyilvántartás adatait kezelő munkatársakat titoktartási kötelezettség köti. Adatot csak jogszabályon alapuló tájékoztatási kötelezettség alapján adunk ki, például az ügyfél saját kérésére vagy hatóság törvényen alapuló megkeresésére.
Az érintett jogai
Az érintett jogosult arra, hogy:
- hozzáférjen a rá vonatkozó személyes adatokhoz, és azokról másolatot kapjon
- kérje a pontatlan vagy hiányos adatok helyesbítését
- kérje adatai törlését, ha az adatkezelésnek már nincs jogalapja
- kérje az adatkezelés korlátozását
- tiltakozzon a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen, és megtiltsa a közvetlen üzletszerzést
- az általa megadott adatokat továbbítható formában megkapja, ha az adatkezelés hozzájáruláson vagy szerződésen alapul
- hozzájárulását bármikor visszavonja
A kérelmeket az adatkezelőhöz kell címezni. Az érintett jogosult továbbá arra, hogy panaszt tegyen a felügyeleti hatóságnál; Finnországban ez az adatvédelmi biztos hivatala (tietosuoja.fi).