Fortrolighedspolitik
Persondatapolitik i overensstemmelse med den generelle forordning om databeskyttelse, om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger.
Dataansvarlig
Shelby Oy, virksomhedsnummer 2008279-5
Merikoskenkatu 1, 90500 Oulu
Oplysningerne opbevares i ERP-systemet Shuriken fra Creaction Finland Oy. Creaction Finland Oy er ansvarlig for systemets implementering og administration, for databeskyttelsen og for sikkerhedskopieringen af oplysningerne. Alle oplysninger opbevares og behandles i det samme register (dvs. i én database).
Registerets navn
Shelby Oy register over kunde-, ordre-, fakturerings- og markedsføringsoplysninger.
Principper for behandling af personoplysninger
Vi overholder følgende principper for behandling af personoplysninger:
Personoplysninger skal:
a) behandles lovligt, rimeligt og på en gennemsigtig måde i forhold til den registrerede (»lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed«);
b) indsamles til udtrykkeligt angivne og legitime formål og må ikke viderebehandles på en måde, der er uforenelig med disse formål; viderebehandling til arkivformål i samfundets interesse, til videnskabelige eller historiske forskningsformål eller til statistiske formål skal i overensstemmelse med artikel 89, stk. 1, ikke anses for at være uforenelig med de oprindelige formål (»formålsbegrænsning«);
c) være tilstrækkelige, relevante og begrænset til, hvad der er nødvendigt i forhold til de formål, hvortil de behandles (»dataminimering«);
d) være korrekte og om nødvendigt ajourførte; der skal tages ethvert rimeligt skridt for at sikre, at personoplysninger, der er urigtige i forhold til de formål, hvortil de behandles, straks slettes eller berigtiges (»rigtighed«);
e) opbevares på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere de registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt til de formål, hvortil de pågældende personoplysninger behandles; personoplysninger kan opbevares i længere tidsrum, hvis personoplysningerne alene behandles til arkivformål i samfundets interesse, til videnskabelige eller historiske forskningsformål eller til statistiske formål i overensstemmelse med artikel 89, stk. 1, under forudsætning af, at der implementeres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, som denne forordning kræver for at sikre den registreredes rettigheder og frihedsrettigheder (»opbevaringsbegrænsning«);
f) behandles på en måde, der sikrer tilstrækkelig sikkerhed for de pågældende personoplysninger, herunder beskyttelse mod uautoriseret eller ulovlig behandling og mod hændeligt tab, tilintetgørelse eller beskadigelse, under anvendelse af passende tekniske eller organisatoriske foranstaltninger (»integritet og fortrolighed«).
Oplysningerne behandles som hovedregel inden for EØS. Oplysninger kan overføres til lande uden for EØS, når en ordre leveres uden for EØS (leveringsoplysningerne videregives til transportfirmaet), eller når en udbyder af webanalyse (f.eks. Google, Meta) behandler oplysninger uden for EØS. Sådanne overførsler er baseret på passende garantier, såsom databeskyttelsesrammen mellem EU og USA eller EU's standardkontraktbestemmelser. Oplysningerne opbevares, indtil kunden beder os om at slette dem. Oplysningerne opbevares for eksempel af hensyn til webanalyse (statistiske årsager) og for at gøre det lettere at afgive nye ordrer (kundens interesse).
Formålet med opbevaringen af oplysninger
Kundeoplysninger opbevares til følgende formål: kommunikation med kunderne, opretholdelse og udvikling af kunde- og handelsforholdet samt rapportering og statistik. Shelby Oy anvender disse og andre oplysninger, der er opstået under kundeforholdet, til at planlægge og målrette sit udbud af produkter og tjenester.
Personoplysninger anvendes inden for de rammer, som databeskyttelseslovgivningen (den generelle forordning om databeskyttelse og den finske databeskyttelseslov) tillader og kræver. Oplysninger videregives ikke til udenforstående på anden måde end beskrevet i afsnittet Videregivelse og overførsel af oplysninger.
E-mailadresserne på dem, der har tilmeldt sig nyhedsbrevet, anvendes til at udsende nyhedsbrevet. De oplysninger, der angives i kontaktformularen, anvendes til at besvare henvendelsen.
Oplysninger, der opbevares
Kunderegisteret består af flere separate registre, der er samlet efter deres primære anvendelsesformål. Oplysningerne i disse registre udgør tilsammen følgende kundespecifikke datasæt:
- Kundens kontaktoplysninger og de oplysninger, der er nødvendige for at kunne bestille: for- og efternavn, gadeadresse, postnummer, by, land, sprog, telefonnummer og e-mailadresse. Personnummer opbevares kun, når den valgte betalingsmetode eller det købte produkt kræver det. For virksomheds-, forenings- og organisationskunder desuden virksomhedens navn og virksomhedsnummer.
- Oplysninger om kundegruppe, rabatgruppe og andre kundespecifikke supplerende oplysninger.
- Faktureringsadresse og øvrige faktureringsoplysninger.
- Eventuelt samtykke til direkte markedsføring.
- Oplysninger om kundens ordrer, leveringer og returneringer.
- De loginoplysninger, der kræves for at logge ind.
- IP-adresse eller anden identifikator.
- Andre oplysninger i tekstform vedrørende kundeforholdet, såsom formålet med en henvendelse eller et ønske om leveringstidspunkt.
Personoplysninger slettes på kundens anmodning.
Videregivelse og overførsel af oplysninger
Oplysninger videregives kun til udenforstående i det omfang, det er nødvendigt for at gennemføre ordren, eller i det omfang en lovbestemt forpligtelse kræver det. Modtagere er for eksempel betalingstjenesteudbydere, kreditoplysningsbureauer, transportfirmaer og myndigheder. På grund af arrangementerne omkring databehandlingen kan en del af oplysningerne befinde sig hos vores IT-underleverandører.
Sædvanlige datakilder
Kontakt- og kundeoplysninger indsamles ved kundeforholdets begyndelse og under forløbet ud fra det, som kunden oplyser til den dataansvarlige. Kundeforholdet opstår, når kunden registrerer sig i tjenesten, afgiver en ordre, tilmelder sig direkte markedsføring eller foretager et køb. Et kundeforhold kan også indledes på kundens anmodning, for eksempel på grundlag af en telefonsamtale.
Samtykke til elektronisk direkte markedsføring (markedsføring via e-mail og sms) indhentes særskilt i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen. Oplysninger om kundens kreditværdighed på bestillingstidspunktet indhentes fra systemet hos Paytrail Oyj (virksomhedsnummer 2122839-7), Aurajoki Nordic Oy (1998514-5) og/eller Suomen Asiakastieto Oy (0111027-9).
Webanalyse og annoncering
Vi bruger analyse- og annonceværktøjer, der behandler personoplysninger om dit besøg. Afhængigt af dine cookievalg kan disse værktøjer modtage din IP-adresse, browser- og enhedsoplysninger, cookieidentifikatorer og de sider, du ser. Når du afgiver en ordre, kan de også modtage din e-mailadresse, dit navn, dit telefonnummer, dit postnummer og din by. Kontaktoplysninger hashes, før de sendes, hvilket skjuler indholdet, men ikke gør oplysningerne anonyme.
Oplysningerne bruges til at måle, hvordan vores markedsføring virker, til at henføre køb og til at målrette annoncer. Vi kan bruge følgende værktøjer og tjenester:
- Google (Google Ads og forbedrede konverteringer): https://business.safety.google/privacy/
- Google Analytics: https://analytics.google.com/analytics/web/
- Meta (Facebook) Pixel og Conversions API: https://www.facebook.com/business/tools/meta-pixel
- Microsoft Advertising (Bing Ads): https://about.ads.microsoft.com/en-us/resources/policies
Leverandørerne kan også behandle oplysningerne uden for EØS med fornødne garantier, såsom EU-U.S. Data Privacy Framework eller EU's standardkontraktbestemmelser. Du kan ændre de valg, der styrer denne behandling, i cookieindstillingerne nederst på siden.
Retsgrundlag for behandlingen af personoplysninger
Behandling af personoplysninger kræver et retsgrundlag. Vi behandler personoplysninger på grundlag af samtykke (f.eks. tilmelding til nyhedsbrevet), aftale (f.eks. afgivelse af en ordre), den dataansvarliges retlige forpligtelse (f.eks. anskaffelse og besiddelse af produkter, der kræver tilladelse), beskyttelse af vitale interesser (f.eks. deltagelse i et kursus, der kræver oplysninger om personens helbred), eller den dataansvarliges eller en tredjeparts legitime interesse (f.eks. webanalyse).
Cookies
Vi anvender cookies, som hjælper os med at udvikle vores hjemmeside for dig. Formålet med cookies er at forbedre og fremskynde købsoplevelsen. Cookies kan også anvendes til at give bedre tilbud og mere personlige produktanbefalinger. En cookie er en lille tekstfil, som webserveren gemmer på brugerens harddisk. Nogle af hjemmesidens funktioner kan kræve, at cookies accepteres. Brugerens webbrowser accepterer sandsynligvis cookies med standardindstillingerne, men brugeren kan også blokere cookies i browserens indstillinger eller fjerne dem fra browseren efter brug. Yderligere oplysninger om browserspecifikke indstillinger findes i browserproducentens vejledning.
Sikring af personoplysninger
Adgang til registeret over personoplysninger kræver særlige adgangsrettigheder. Adgangen er begrænset til de oplysninger, en person har brug for i sit arbejde, og kræver personlige loginoplysninger. Kunderegisteret og det udstyr, der behandler det, er placeret i lukkede serverrum. Udstyr og software opdateres regelmæssigt og på behørig vis, og der reageres omgående på eventuelle trusler. Med henblik på driftsforstyrrelser sikkerhedskopieres oplysningerne regelmæssigt. Systemet er beskyttet mod udefrakommende forbindelser med en firewall.
Det personale, der behandler oplysningerne i kunderegisteret, er underlagt tavshedspligt. Oplysninger videregives kun på grundlag af en lovbestemt oplysningspligt, såsom på kundens egen anmodning eller på en myndigheds anmodning med hjemmel i lov.
Den registreredes rettigheder
Den registrerede har ret til at:
- få indsigt i de personoplysninger, der vedrører vedkommende, og få en kopi af oplysningerne
- anmode om berigtigelse af urigtige eller ufuldstændige oplysninger
- anmode om sletning af sine oplysninger, når der ikke længere er grundlag for behandlingen
- anmode om begrænsning af behandlingen
- gøre indsigelse mod behandling, der er baseret på legitime interesser, og frabede sig direkte markedsføring
- modtage de oplysninger, vedkommende har afgivet, i et overførbart format, når behandlingen er baseret på samtykke eller en aftale
- til enhver tid trække sit samtykke tilbage
Anmodninger rettes til den dataansvarlige. Den registrerede har desuden ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed; i Finland er dette Databeskyttelsesombudsmandens kontor (tietosuoja.fi).